PERPUSTAKAAN KHUSUS DALAM BINGKAI STANDAR NASIONAL: MENAKAR IMPLEMENTASI PERATURAN PERPUSNAS NOMOR 7 TAHUN 2022

Dalam era informasi yang semakin dinamis dan kompleks, kebutuhan akan sumber daya informasi yang terorganisasi, terkini, dan relevan menjadi sangat krusial bagi setiap institusi. Di sinilah peran strategis perpustakaan khusus hadir sebagai tulang punggung penyedia informasi yang spesifik, mendalam, dan mendukung proses pengambilan keputusan serta pengembangan ilmu pengetahuan di lingkungan institusional. Perpustakaan khusus bukanlah sekadar ruang penyimpanan dokumen, melainkan merupakan bagian integral dari ekosistem pengetahuan dalam organisasi. Mengingat peran penting ini, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas RI) menetapkan Peraturan Nomor 7 Tahun 2022 sebagai panduan baku dalam penyelenggaraan dan pengembangan perpustakaan khusus agar mampu menjawab tantangan zaman dan meningkatkan mutu layanan informasi.

Peraturan ini hadir sebagai pembaruan atas kebutuhan standarisasi penyelenggaraan perpustakaan khusus yang sebelumnya belum diatur secara detail dan sistematis. Standar Nasional Perpustakaan Khusus (SNP-Khusus) sebagaimana tertuang dalam peraturan ini tidak hanya mengatur aspek teknis seperti koleksi dan sarana, tetapi juga menyentuh dimensi strategis seperti kelembagaan, pelayanan, dan evaluasi. Dengan demikian, SNP-Khusus menjadi kerangka kerja yang komprehensif untuk memastikan perpustakaan khusus mampu menjalankan fungsinya secara optimal sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan institusi induknya.

Definisi perpustakaan khusus dalam konteks peraturan ini mengacu pada perpustakaan yang berada di bawah lembaga, instansi, organisasi, perusahaan, atau kelompok tertentu yang menyelenggarakan layanan informasi secara spesifik sesuai bidang kerja atau kepentingan institusi induk. Berbeda dengan perpustakaan umum yang menyasar masyarakat luas dan perpustakaan sekolah yang berorientasi pada peserta didik, perpustakaan khusus lebih bersifat tertutup, eksklusif, dan berfokus pada kedalaman informasi dalam satu bidang atau sektor tertentu seperti hukum, kesehatan, militer, keuangan, hingga seni dan budaya.

Salah satu poin utama dalam Peraturan Perpusnas Nomor 7 Tahun 2022 adalah penekanan pada pentingnya kelembagaan perpustakaan yang jelas dan kuat. Kelembagaan di sini mencakup status formal perpustakaan dalam struktur organisasi, kejelasan tugas dan fungsi, serta ketersediaan regulasi internal yang mendukung operasional perpustakaan. Perpustakaan khusus yang memiliki legitimasi kelembagaan yang kuat akan lebih mudah mendapatkan dukungan anggaran, sumber daya manusia, dan pengakuan dari pemangku kepentingan. Hal ini menjadi landasan penting bagi pengembangan layanan perpustakaan yang berkelanjutan.

Di sisi lain, standar ini juga memberikan perhatian besar terhadap aspek koleksi, yang merupakan jantung dari setiap perpustakaan. Dalam konteks perpustakaan khusus, koleksi yang dibangun haruslah relevan, mutakhir, dan mendalam sesuai dengan bidang kerja institusi. SNP-Khusus mengharuskan perpustakaan memiliki koleksi dalam berbagai bentuk, baik cetak, digital, audio visual, maupun multimedia, dengan memperhatikan keberagaman sumber dan bahasa. Kualitas koleksi tidak hanya dilihat dari jumlah, tetapi dari kemampuan koleksi tersebut menjawab kebutuhan informasi pengguna secara akurat dan cepat. Oleh karena itu, seleksi bahan pustaka harus dilakukan secara sistematis, berbasis kebutuhan pengguna (user needs analysis), dan melibatkan pihak-pihak yang memahami substansi keilmuan terkait.

Selanjutnya, standar juga menyoroti pentingnya sumber daya manusia yang kompeten sebagai penggerak utama layanan perpustakaan. Setiap perpustakaan khusus idealnya dikelola oleh pustakawan profesional yang memiliki kualifikasi sesuai ketentuan dan terus mengembangkan kapasitas melalui pelatihan, sertifikasi, maupun jejaring profesi. Kompetensi pustakawan meliputi kemampuan teknis dalam pengelolaan koleksi, pemanfaatan teknologi informasi, serta keterampilan interpersonal dalam memberikan layanan. Dalam dunia perpustakaan khusus, pustakawan dituntut tidak hanya sebagai penjaga koleksi, tetapi juga sebagai mitra strategis dalam proses knowledge management institusi.

Selain aspek koleksi dan SDM, SNP-Khusus juga mengatur mengenai layanan perpustakaan sebagai indikator nyata dari keberfungsian perpustakaan. Layanan yang diberikan harus mampu menjawab kebutuhan pengguna dengan pendekatan yang proaktif, fleksibel, dan berbasis teknologi. Perpustakaan khusus dituntut mampu menyediakan layanan referensi, bimbingan pemustaka, layanan penelusuran informasi, hingga diseminasi informasi ilmiah yang dikemas secara menarik dan kontekstual. Layanan daring menjadi keharusan, terutama dalam era kerja hibrid dan digitalisasi yang kian masif. Penggunaan repositori digital, katalog online, dan basis data elektronik menjadi indikator modernisasi layanan yang tidak dapat diabaikan.

Sarana dan prasarana pun menjadi bagian tak terpisahkan dari standarisasi ini. SNP-Khusus menegaskan pentingnya fasilitas yang memadai untuk mendukung kenyamanan dan produktivitas pengguna. Tata ruang harus disesuaikan dengan karakteristik pengguna dan jenis layanan yang diberikan. Ketersediaan ruang baca, ruang kerja pustakawan, fasilitas TIK, serta aksesibilitas bagi penyandang disabilitas menjadi bagian dari penilaian mutu perpustakaan. Penyesuaian dengan protokol kesehatan juga perlu diperhatikan dalam pengelolaan ruang dan interaksi pengguna pasca pandemi COVID-19.

Untuk menjamin keberlangsungan dan peningkatan mutu layanan, Peraturan Perpusnas Nomor 7 Tahun 2022 juga mengatur tentang manajemen perpustakaan. Ini mencakup perencanaan strategis, evaluasi berkala, pelaporan kinerja, hingga pengelolaan risiko. Manajemen yang profesional dan berbasis data akan menjadikan perpustakaan khusus sebagai bagian dari sistem manajemen mutu organisasi secara keseluruhan. Kegiatan audit internal, survei kepuasan pengguna, serta monitoring capaian layanan menjadi instrumen penting dalam menilai efektivitas perpustakaan dan merancang intervensi perbaikan.

Salah satu terobosan penting dalam SNP-Khusus adalah penerapan teknologi informasi dalam seluruh aspek pengelolaan. Penggunaan perangkat lunak otomasi perpustakaan, integrasi dengan sistem informasi manajemen institusi induk, hingga pemanfaatan big data untuk analisis kebutuhan informasi adalah wujud nyata transformasi digital perpustakaan khusus. Peraturan ini mendorong perpustakaan untuk tidak hanya memanfaatkan teknologi, tetapi juga menjadi pionir dalam menciptakan inovasi layanan informasi digital yang agile dan user-centric.

Tak kalah penting, dalam ranah jejaring dan kerjasama, perpustakaan khusus diharapkan aktif dalam menjalin kemitraan dengan perpustakaan lain, baik di tingkat nasional maupun internasional. Kolaborasi ini dapat berupa berbagi koleksi, pertukaran data bibliografi, riset kolaboratif, hingga penyelenggaraan pelatihan bersama. Melalui jaringan yang luas, perpustakaan khusus dapat memperluas akses informasi dan memperkuat posisi strategisnya dalam ekosistem pengetahuan nasional.

Meski Peraturan Perpusnas Nomor 7 Tahun 2022 telah memberi arah yang jelas, tantangan implementasi tetap tidak ringan. Beragamnya karakteristik institusi induk, keterbatasan anggaran, minimnya SDM profesional, dan resistensi terhadap perubahan menjadi beberapa faktor penghambat. Oleh karena itu, dibutuhkan komitmen kuat dari pimpinan institusi, pemahaman yang mendalam dari pengelola perpustakaan, serta dukungan kebijakan yang sinergis agar standar ini tidak hanya berhenti sebagai dokumen normatif, melainkan dapat diinternalisasi dan dijalankan secara nyata di lapangan.

Di sisi lain, peluang untuk mengembangkan perpustakaan khusus yang unggul juga sangat terbuka. Perkembangan teknologi informasi, meningkatnya kesadaran akan pentingnya manajemen pengetahuan, serta adanya pengakuan terhadap profesi pustakawan memberi ruang strategis bagi perpustakaan khusus untuk tampil sebagai pusat data dan informasi institusi. Dengan bekal regulasi yang kuat, strategi pengembangan yang adaptif, serta kolaborasi lintas sektor, perpustakaan khusus dapat menjadi agen perubahan dan penggerak inovasi dalam berbagai bidang.

Perpustakaan khusus masa depan bukan lagi sekadar ruang sunyi dengan rak-rak buku, melainkan ruang dinamis yang menjadi pusat kolaborasi, inovasi, dan penciptaan pengetahuan. Peraturan Perpusnas Nomor 7 Tahun 2022 memberikan fondasi yang kokoh untuk mewujudkan visi tersebut. Kini, tantangannya adalah bagaimana kita, para pemangku kepentingan, mampu menjadikan standar ini sebagai pijakan nyata dalam membangun perpustakaan khusus yang relevan, tangguh, dan bermakna dalam ekosistem informasi nasional.