Sosialisasi Evakuasi dan Identifikasi Arsip Akibat Bencana di Balai Desa Blawi, Kecamatan Karangbinangun, Kabupaten Lamongan

Sosialisasi diikuti oleh perangkat Desa Blawi dengan antusias. Dalam kegiatan tersebut, peserta memperoleh pemahaman mengenai pentingnya arsip sebagai sumber informasi, alat bukti yang sah, serta memori kolektif penyelenggaraan pemerintahan desa. Oleh karena itu, keberadaan arsip perlu mendapat perlindungan melalui pengelolaan yang baik, termasuk kesiapsiagaan dalam menghadapi potensi bencana yang dapat mengakibatkan kerusakan maupun kehilangan arsip.

Materi yang disampaikan meliputi langkah-langkah evakuasi arsip ketika terjadi bencana, teknik identifikasi arsip yang terdampak, penentuan skala prioritas penyelamatan arsip, hingga penanganan awal terhadap arsip yang mengalami kerusakan. Peserta juga diberikan pemahaman mengenai pentingnya penyusunan prosedur penyelamatan arsip sebagai bagian dari mitigasi risiko bencana di lingkungan pemerintah desa, sehingga pelayanan administrasi dan pemerintahan tetap dapat berjalan meskipun terjadi kondisi darurat.

Selama kegiatan berlangsung, peserta aktif mengikuti sesi diskusi dan tanya jawab dengan menyampaikan berbagai permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di desa, mulai dari penataan arsip aktif, penyimpanan dokumen penting, hingga penanganan arsip yang rusak akibat faktor lingkungan. Melalui diskusi tersebut, narasumber memberikan berbagai solusi dan rekomendasi sesuai dengan kaidah pengelolaan arsip yang baik.

Setelah penyampaian materi sosialisasi, kegiatan dilanjutkan dengan sesi praktik dan pendampingan oleh Arsiparis Penyelia. Pada sesi ini, Arsiparis Penyelia memberikan contoh secara langsung mengenai tata cara pengelolaan arsip desa yang baik dan benar, mulai dari penataan berkas berdasarkan klasifikasi arsip, penyusunan berkas ke dalam folder atau ordner, pemberian kode klasifikasi, hingga penyimpanan arsip agar mudah ditemukan kembali ketika diperlukan. Selain itu, peserta juga diberikan contoh tata kelola surat-menyurat desa, meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar, proses pencatatan, pengagendaan, pemberkasan, serta penyimpanan dokumen sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku. Demonstrasi tersebut diharapkan dapat menjadi pedoman praktis bagi perangkat desa dalam meningkatkan tertib administrasi dan tata kelola arsip di lingkungan pemerintah desa.

Melalui kegiatan ini, diharapkan pemerintah Desa Blawi semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip yang tertib sekaligus memiliki kesiapsiagaan dalam melakukan evakuasi dan penyelamatan arsip apabila sewaktu-waktu terjadi bencana. Dengan arsip yang terkelola dengan baik, keberlangsungan penyelenggaraan pemerintahan desa, pelayanan kepada masyarakat, serta pelestarian informasi dan dokumen penting dapat terus terjaga secara optimal.