Pentingnya Pendataan Perpustakaan Berbasis Wilayah

Dalam Undang – undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Pasal 15 Ayat (3) huruf e mengamanatkan agar pembentukan perpustakaan yang berada di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia memberitahukan keberadaannya kepada Perpustakaan Nasional. Oleh karena itu, Perpustakaan Nasional sebagai perpustakaan pembina berupaya melakukan pendataan seluruh jenis perpustakaan dengan mengeluarkan kode unik berupa Nomor Pokok Perpustakaan (NPP).
Nomor Pokok Perpustakaan merupakan kode identitas khusus pada setiap unit perpustakaan di seluruh Indonesia di bawah koordinasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang ditetapkan berdasarkan kode area provinsi, kabupaten/kota dan kode unik untuk jenis perpustakaan tertentu.
Untuk mendapatkan NPP, perpustakaan dapat melakukan pendaftaran melalui Aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah. Aplikasi Pendataan Berbasis Wilayah ini merupakan sistem informasi pangkalan data yang berisi profil kelembagaan berbagai jenis perpustakaan yang dapat diakses dan dimutakhirkan secara online sehingga pengembangan, pembinaan dan pengelolaan kelembagaan perpustakaan perwilayah dapat dipantau secara real time. Aplikasi Pendataan Berbasis Wilayah dapat diakses melalui laman https://data.perpusnas.go.id/.
Sebelum mendaftarkan perpustakaan ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi perpustakaan diantaranya; 1) Memiliki koleksi perpustakaan yang bervariasi. Syarat ini tidak ada batasan jumlah minimal dan jenis koleksi, 2) Memiliki sarana dan prasarana perpustakaan. Syarat ini berupa tersedianya ruang perpustakaan tanpa adanya batasan luas ruang, 3) Melakukan layanan rutin. Layanan rutin dapat berupa layanan baca ditempat atau layanan keliling, 4) Memiliki tenaga pengelola perpustakaan. Tenaga perpustakaan dapat berupa pustakawan, tenaga perpustakaan dan pemilik/ pendiri perpustakaan, 5) Memiliki sumber pendanaan. Sumber pendanaan dapat berasal dari APBN, APBD, donasi atau dana pribadi pemilik perpustakaan tanpa adanya batasan jumlah dana.
Setelah memenuhi persyaratan tersebut, perpustakaan dapat mengajukan permohonan untuk memperoleh Nomor Pokok Perpustakaan (NPP). Adapun syarat untuk mengajukan NPP yaitu perpustakaan harus memiliki SK Pendirian Perpustakaan atau Surat Keterangan Domisili/ Keberadaan Perpustakaan yang disahkan oleh minimal Kepala Lembaga atau Pejabat Daerah setempat. SK Pendirian Perpustakaan (sesuai dengan ketentuan Norma Standar Prosedur Kriteria (NSPK) perpustakaan) berlaku untuk perpustakaan umum, perpustakaan sekolah/ madrasah/ pondok pesantren, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus baik di lembaga pemerintah dan non pemerintah/swasta. Keterangan Domisili/ Keberadaan Perpustakaan berlaku untuk perpustakaan komunitas atau Taman Bacaan Masyarat (TBM), perpustakaan rumah ibadah, perpustakaan LSM. Surat Keterangan Domisili/ Keberadaan Perpustakaan dapat berasal dari pengurus RT/ RW setempat atau lembaga induk dari lembaga / organisasi yang bersangkutan.
Adapun alur pendaftaran akun pada aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah sebagai berikut:
1.    Registrasi Akun User
Registrasi akun user merupakan pengisian akun pribadi dari pengelola perpustakaan (bukan akun perpustakaan). Jika hanya ingin mendaftar sebagai pengguna tanpa menghubungkan akun pribadi ke perpustakaan maka tahapan selesai. User yang melakukan pendaftaran akun akan mendapatkan pemberitahuan email untuk melakukan konfirmasi pendaftaran agar akun yang didaftarkan dapat aktif dan dapat masuk ke akun user serta melanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu Fitur Hubungkan Perpustakaan.
2.    Hubungkan dengan perpustakaan
Akun User sebagai Petugas/Pengelola Perpustakaan yang ingin menghubungkan dengan akun perpustakaan tertentu yang telah terdaftar dalam aplikasi pendataan perpustakaan berbasis wilayah, wajib untuk mencari perpustakaannya pada kolom pencarian. Jika perpustakaan yang dimaksud telah ditemukan dalam pencarian maka selanjutnya langsung pilih menu “buat akun”. Proses menghubungkan akun user sebagai petugas/pengelola perpustakaan dengan perpustakaan di wilayah tertentu berhenti sampai disini. Jika proses akan dilanjutkan melalui permohonan NPP, maka diarahkan ke tahap selanjutnya yakni pengajuan NPP.  Pada kondisi lain, jika perpustakaan yang dimaksud tidak ditemukan dalam ruas pencarian maka user sebagai petugas/pengelola perpustakaan diarahkan ke tahap selanjutnya, yakni Fitur Daftarkan perpustakaan.
3.    Daftarkan Perpustakaan
Pendaftaran Perpustakaan merupakan pendaftaran akun perpustakaan. Fungsi pendaftaran perpustakaan hanya digunakan pada saat perpustakaan tidak ditemukan dalam kolom pencarian perpustakaan
4.    Validasi dan Verifikasi
Setelah pendaftaran atau hubungkan perpustakaan telah selesai dilakukan oleh petugas/pengelola perpustakaan, maka Admin Perpustakaan Daerah Kota/kabupaten atau Admin Perpustakaan Daerah Provinsi akan melakukan validasi terhadap perpustakaan yang telah didaftarkan. Setelah perpustakaan divalidasi maka Admin Perpustakaan Nasional RI akan memverifikasi data perpustakaan yang didaftarkan. Proses pendaftaran keberadaan perpustakaan di wilayah tertentu berhenti sampai disini. Jika proses akan dilanjutkan melalui permohonan NPP, maka diarahkan ke tahap selanjutnya yakni Fitur Pengajuan NPP.
5.    Pengajuan NPP
Fitur pengajuan NPP hanya bisa dilakukan oleh perpustakaan yang sudah diverifikasi oleh Perpustakaan Nasional RI. Fitur ini dapat digunakan setelah pengguna login dan terhubung ke perpustakaan di wilayah tertentu sesuai dengan syarat dan ketentuan yang dijelaskan.
6.    Verifikasi NPP
Setelah data tersebut dipenuhi pada setiap ruas dalam Fitur Pengajuan NPP, maka Admin Perpustakaan Nasional RI akan melakukan verifikasi dan menerbitkan persetujuan pengajuan NPP. Tanda persetujuan pengajuan NPP akan dikirimkan melalui mail notification/pemberitahuan email.
7.    Sertifikat NPP Digital
Sertifikat NPP Digital akan tersedia apabila Perpustakaan telah melengkapi seluruh data dan NPP sudah terverifikasi. Sertifikat NPP Digital dapat diunduh pada fitur download sertifikat pada aplikasi pendataan perpustakaan
8.    Simulasi Standar Nasional Perpustakaan
Fitur Simulasi Standar Nasional Perpustakaan adalah fitur untuk Pengelola / Petugas untuk mengukur kesesuaian perpustakaan yang dikelolanya terhadap Standar Nasional Perpustakaan (SNP). Fitur ini dapat digunakan sebagai acuan awal melakukan self-monitoring terhadap pengelolaan perpustakaan berbasis SNP sebelum melangkah pada tahap pengajuan akreditasi perpustakaan kepada Direktorat Standarisasi dan Akreditasi Perpustakaan Nasional RI.
Untuk lebih lengkapnya dapat mengunduh pedoman dan tutorial Apliksi Pendataann Perpustakaan Berbasis Wilayah pada laman https://data.perpusnas.go.id.