Pentingnya Pengelolaan dan Penataan Arsip Inaktif
informasi
05 Mei 2025
25x dibaca
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, menuliskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Undang-Undang tersebut menjelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Salah satu jenis arsip dinamis yakni arsip inaktif. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau jarang digunakan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Makanya, sering kita jumpai arsip inaktif ditaruh dalam karung, berbaur dengan benda-benda non arsip dan biasanya posisinya berdekatan dengan toilet, bahkan mirisnya lagi di dekat tumpukan sampah sisa aktivitas manusia
Meski demikian, pengelolaan arsip inaktif tetap menjadi salah satu kegiatan yang harus dilakukan secara berkala untuk menunjang sistem pengelolaan arsip yang baik dan juga efektif.
Oleh sebab itu, pengelolaan arsip inaktif sebaiknya harus dilakukan sedikit demi sedikit setelah masa retensi arsip yang bersangkutan habis. Sehingga seiring dengan berjalannya waktu pengelolaan arsip inaktif tetap bisa dilakukan sejalan dengan proses pengelolaan sehari-hari.
Terlepas dari aturan-aturan diatas, kita sering mendapati, arsip inaktif juga sering dianggap sebagai barang "bekas" yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi, sehingga penyimpanannya masih dicampur dengan barang-barang yang non arsip sehingga mengalami kerusakan, baik disebabkan oleh kelembapan udara, debu, serangga, air, dan jamur. Mirisnya arsip-arsip tersebut bercampur dengan barang-barang non arsip dibungkus dalam karung, ditimbang, dilelang lalu dijual.
Dalam suatu koleksi arsip biasanya arsip inaktif berjumlah 35-40 %, arsip permanen 10 %. Sedangkan arsip aktif sekitar 30%, sisanya 30% musnah. Dan untuk dapat menentukan arsip tersebut sudah termasuk arsip inaktif atau belum, bisa dilihat dari Jadwal Retensi Arsip yang ada di instansi pencipta arsip.
Pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal-usul dan juga asas aturan asli, yang mana para unit kearsipan, pengelolaan, dan penataan arsip inaktif ini dilaksanakan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan juga penyusunan daftar arsip. (Eko)
LAPOR!
Kategori Posting
lamongankab.go.id
-
HUT ke 75, IGTKI-PGRI Lamongan Berkomitmen Cetak Generasi Unggul
-
HJL 456, Titik Tolak Perencanaan Pembangunan Lima Tahun Kedepan
-
HJL 456, Pemkab Lamongan Suguhkan Malam Pesta Raya Indosiar
-
Ziarah Makam Leluhur Jelang Puncak HJL ke 456
-
Sambut Kemeriahan HJL 456 Bersama Masyarakat
-
LMW Season 3 Ditutup, Pak Yes Apresiasi Peran IDI
-
Pak Yes Tekankan Kolaborasi Untuk Pembangunan Kesehatan Lamongan
-
Jadi Nama Ruang Sidang Utama, Charis Mardiyanto Sumber Keteladanan
-
3.591 Anak Lamongan Dikukuhkan Menjadi Hafidz dan Hafidzah
-
Lamongan Miliki Sekolah Digital Dan Pembelajaran STEAM
