APA ITU ARSIP TERTUTUP?

Di era modern saat ini mengakses informasi sangat mudah dan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Mengakses informasi tidak hanya dapat melalui media tekstual seperti Koran, majalah, buku namun juga dapat melalui media elektronik seperti handphone, televisi, komputer dan masih banyak lainnya. Namun tahukah kalian bahwa tidak semua informasi dapat diakses secara terbuka, terdapat informasi-informasi yang bersifat tertutup. Dalam dunia kearsipan akses arsip dibagi menjadi tiga yaitu arsip terbuka, terbatas dan tertutup/rahasia. Penggunaan akses terhadap arsip sangat ditentukan oleh hukum dan peraturan yang berkaitan dengan kerahasiaan informasi, hak privasi atau lainnya.  

Definisi arsip tertutup adalah arsip yang tidak bisa diakses oleh pengguna arsip, karena pertimbangan kepentingan Nasional dan/atau kepentingan hukum yang diklasifikasikan tidak boleh diketahui pihak lain yang tidak berhak, yang dikemas secara khusus untuk menjamin kerahasiaan fisik maupun informasinya. Pembatasan akses arsip bagi publik meliputi arsip-arsip surat yang menurut sifatnya dirahasiakan, seperti informasi terkait pribadi seperti riwayat pribadi perorangan yang sedang dalah proses hukum atau yang sedang dalam proses penyelidikan, arsip yang dapat merugikan katahanan dan ekonomi nasional yang dijak dibuka akan membahayakan bagi Negara, arsip yang berkaitan dengan sejarah yang sifatnya tertutup seperti arsip G30S. Arsip tertutup dapat bersifat terbuka apabila untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan serta penyelidikan dan penyidikan namun pelayanan terhadap arsip tertutup yang dapat dibuka tersebut harus sesuai dengan proses dan standar operasional prosedur yang berlaku dan tidak boleh sembarangan.

Lembaga Kearsipan baik itu Nasional ataupun Daerah mengatur tentang pengklasifikasian hak akses arsip yaitu arsip terbuka, terbatas dan tertutup/rahasia. Hal ini agar memudahkan bagi penyedia layanan arsip dan pengguna arsip untuk dapat mengelompokkan informasi-informasi apa saja yang dapat diakses dan tidak. Arsip merupakan rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara maka dari itu arsip sebagai memori kolektif bangsa harus kita jaga dengan baik adagr dapat menjadi warisan bagi anak cucu kita dan dapat meningkatkan kesadaran terhadap ketahanan dan kemananan nasional serta memperkuat jati diri bangsa.