WISATA ARSIP LAMONGAN (WIS SIP LA) : SEBUAH EMBRIO PROGRAM PELAYANAN PUBLIK KEARSIPAN

Wisata Arsip Lamongan (WIS SIP LA) merupakan salah satu program yang dibangun oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan (Arpusda) sebagai kegiatan promosi/ sosialisasi kearsipan dan mengenalkan pada masyarakat mengenai sejarah Kabupten Lamongan. Kegiatan tersebut bertujuan untuk menjadikan arsip sebagai pusat informasi dan penelitian. serta memberikan akses arsip yang seluas-luasnya kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

Demi perkembangan program WIS SIP LA, Arpusda wajib melaksanakan akuisisi arsip dalam berbagai bentuk dan media. Mengapa harus akuisisi? Karena akuisisi merupakan cara untuk memperbanyak khasanah arsip statis.

Ada dua cara melakukan akuisisi arsip statis yaitu:

a. Akuisisi pasif

Akuisisi pasif adalah salah satu cara memperbanyak khasanah arsip statis dengan menunggu penyerahan arsip statis berdasarkan masa Jadwal Retensi Arsip (JRA) dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD), BUMN/ BUMD, Organisasi Masyarakat, Perseorangan, dll.

b. Akuisisi aktif

Bertolak belakang dengan akuisisi pasif, akuisisi aktif cenderung secara aktif mencari arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan (arsip statis). Akuisisi secara aktif dapat diwujudkan dengan melaksanakan penelusuran arsip atatis. Contohnya adalah Arpusda melakukan akuisisi arsip Bagian Humas dalam berbagai media misalnya still images (foto), moving images/ citra bergerak (video). Mengapa di Bagian Humas? Karena Bagian Humas meliput serta menyimpan semua kegiatan Bupati dari tahun ke tahun yang sangat berguna bagi perkembangan WIS SIP LA. Disinilah tugas Arpusda yang telah diuraikan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 24 ayat 4 yang menyatakan bahwa Arsip Derah Kabupaten/Kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota, desa atau yang disebut dengan nama lain, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan. Tidak hanya di Bagian Humas, akuisisi arsip statis juga dapat diterapkan pada organisasi kemasyarakatan, contohnya adalah Arpusda melaksanakan Memorandum of Understanding (MoU) dengan kelompok-kelompok pecinta sejarah di Kabupaten Lamongan. Tentunya hal ini biasanya memerlukan biaya, namun tergantung pada negosiasi pada MoU terkait dengan biaya, bisa saja didapatkan dengan gratis. Demikian juga dengan penerapannya dengan perseorangan, tentunya juga akan memakan biaya penggantian arsip yang dimiliki oleh perseorangan.

Setelah Arpusda kaya akan khasanah arsip statisnya khususnya arsip audiovisual (foto, video, rekaman suara, dll) bertambah, barulah program WIS SIP LA ini akan berkembang dan dapat membuat terobosan-terobosan lain dalam kegiatan promosi serta layanan kearsipan. Adapun kegiatan lain yang nantinya akan dikemas dalam WIS SIP LA yakni:

a. Pameran arsip

Pameran arsip merupakan salah satu program publikasi kearsipan yang dapat dikemas dalam WIS SIP LA nantinya untuk kepentingan pelestarian, pembinaan nilai-nilai historis serta budaya yang dimiliki oleh Bangsa Indonesia, Khususnya Kabupaten Lamongan. Pameran arsip dapat diselenggarakan pada event-event nasional dalam setiap tahunnya yang memuat tentang tema tertentu sesuai dengan event.

b. Pembuatan gedung diorama

Diorama Sejarah Berdirinya Kabupaten Lamongan nantinya merupakan ungkapan dinamika proses berbangsa dan bernegara dari masa ke masa yang ditampilkan melalui perpaduan arsip, seni, dan teknologi. Hal ini bertujuan untuk mengangkat peranan arsip sebagai bagian penting dari proses kehidupan berbangsa, guna memupuk semangat kesatuan dan persatuan bangsa serta untuk memupuk kecintaan terhadap tanah air.

c. Ruang audiovisual

Ruang audiovisual berguna untuk menunjang kegiatan WIS SIP LA yang mana didalamnya diekspresikan menyerupai bioskop. Nantinya, pengunjung akan disuguhi dengan film-film documenter terkait dengan sejarah Kabupaten Lamongan, sehingga setelah selesai mengunjungi Arpusda pengunjung diharapkan memiliki kesan serta tambahan pengetahuan melalui program WIS SIP LA tersebut. 

Harapannya beberapa hal tersebut dapat diaplikasikan oleh Arpusda guna menjadikan arsip sebagai pusat informasi dan penelitian, serta memberikan akses arsip yang seluas-luasnya kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan. (Nor Nikmah)