ARSIP DINAMIS UNTUK SIAPA?

Informasi 03 Mei 2025 6

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 angka 2 arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 angka 3 menjelaskan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Terdapat dua penggolongan arsip dinamis berdasarkan frekuensi penggunaannnya yaitu arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tergolong tinggi/ terus menerus atau dalam 1 tahun digunakan lebih dari 10 kali. Sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun atau dalam 1 tahun digunakan kurang dari 10 kali.

Penjelasan mengenai arsip dinamis sudah jelas dan telah sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Namun implementasi dalam kegiatan administrasi sehari-hari lembaga pencipta arsip sering melupakan iktikad bahwa arsip dinamis hanya dapat diakses oleh lembaga pencipa arsip itu sendiri dan bersifat tertutup. Ironisnya lagi, lembaga pencipta arsip seringkali memberikan hak akses terhadap arsip dinamisnya kepada orang/organisasi/lembaga/instansi yang tidak memiliki hak akses terhadap arsip dinamis tersebut. Hal ini dapat membahayakan lembaga pencipta arsip ketika arsipnya digunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.

Sementara itu, bagaimana dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik ?. Dalam pasal 2 angka 1 menjelaskan bahwa setiap informasi publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik. Kutipan dalam pasal inilah yang sering digunakan oleh pengguna informasi untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Kemungkinan besar pula lembaga pencipta arsip yang kurang mendalami Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik seakan-akan takut untuk tidak membuka arsip dinamisnya serta memberikan isi informasi di dalamnya.

Padahal dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pasal 2 angka 2 menyatakan bahwa informasi publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas. Pasal 2 angka 4 juga menerangkan bahwa informasi publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan undang-undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup informasi publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.

Lembaga pencipta arsip diwajibkan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis baik secara fisik maupun informasinya karena tertib arsip merupakan cerminan sehat administrasi. (Fajar)

Bagikan posting ini:

Posting Lainnya

informasi