PELESTARIAN ARSIP FOTO YANG MERUPAKAN BAGIAN KECIL DARI KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Berdasarkan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pasal 1 tersebut menjelaskan bahwa arsip tidak hanya secarik kertas, melainkan dapat berbentuk selain kertas. Zaman sebelum kertas ditemukan, orang-orang zaman dahulu menulis menggunakan media batu (prasasti), kemudian berkembang menggunakan media daun lontar yang banyak ditemukan pada zaman Kerajaan-kerajaan di Nusantara ini. Kembali pada pengertian arsip yang bercetak tebal di atas, “berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi” ini berarti setiap perkembangan zaman tercipta arsip yang unik, serta membuktikan bahwa bentuk arsip bukan hanya tekstual, melainkan dapat berupa sound recording (rekaman suara), moving images (video), dan still images (foto) atau arsip bentuk khusus.

David Roberts dalam Managing Records in Special Formats dalam Buku Keeping Archives second edition  menyatakan bahwa “Textual records make up the bulk of most archival holdings and consequently continue to be the archivist’s major concern. However, archives often include records in special formats, frequently in small quantities, which need to be managed along with those in conventional formats”. Dapat diartikan dalam Bahasa Indonesia arsip tekstual merupakan bagian besar dalam kepemilikan arsip dan akibatnya terus menjadi perhatian utama arsiparis. Namun, arsip sering menyertakan catatan dalam format khusus, seringkali dalam jumlah kecil, yang tidak perlu dikelola bersama dengan yang dalam format konvensional. Pernyataan David Roberts tersebut dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi/ instansi mayoritas menghasilkan arsip tekstual dalam jumlah yang banyak. Hanya sedikit yang menciptakan arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus hanya menjadi penunjang dalam melakukan kegiatan substantif, dan arsip bentuk khusus tidak perlu disimpan bersamaan dengan bentuk tekstualnya. Hal tersebut disebabkan penyimpanan arsip bentuk khusus memiliki batasan suhu  dalam penyimpanannya agar tetap awet dan dapat disimpan dalam waktu yang lama. Arsip bentuk khusus ini disimpan dalam suhu ruangan sekitar 15-18 derajat celcius dengan kelembapan 55-65 % RH. Sedangkan untuk arsip tekstual disimpan dengan suhu ruangan 18-20 derajat celcius.

Strategi lain dalam pengamanan arsip foto yaitu dengan melakukan digitization atau sering disebut digitisasi. Digitisasi merupakan kegiatan alih media dari arsip konvensional (human readable) ke dalam bentuk digital (computer readable). Digitisasi dapat memperpanjang umur arsip dari kerusakan yang disebabkan karena faktor kimia, fisika, hewan pengerat dan factor lain yang disebabkan oleh kelalaian manusia (human error). Format digitisasi arsip foto untuk kepentingan preservasi menggunakan format RAW agar bentuk digital yang dihasilkan tajam dan tidak pecah. Sementara untuk kepentingan publikasi menggunakan format jpg. hal ini bertujuan pada saat bentuk digital foto saat diupload tidak berat dan membebani memori server. Hasil dari digitisasi ini dapat disebarluaskan kepada masyarakat melalui kegiatan pameran arsip sebagai media untuk mempromosikan gagasan pelestarian arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan.