LANGKAH DAN PENGHITUNGAN JUMLAH KEBUTUHAN SARANA PRASARANA ARSIP INAKTIF YANG TIDAK TERATUR DI UNIT KEARSIPAN/ RECORDS CENTER

Pada dasarnya pengelolaan arsip inaktif tidak teratur adalah melakukan rekonstruksi arsip. Adapun tahapan dalam pengelolaan arsip inaktif tidak teratur adalah sebagai berikut: survei arsip, menyusun daftar ikhtisar arsip, pembuatan proposal pembenahan arsip melakukan pemilahan arsip dan non arsip, pemberkasan/ pengelompokan arsip, pendeskripsian, pembuatan skema pengelompokan arsip, manuver kartu deskripsi dan penomoran kartu deskripsi, manuver berkas dan penomoran berkas, memasukkan arsip ke dalam folder, memasukkan folder ke dalam boks, pelabelan boks, dan membuat daftar arsip inaktif. 

Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk pembenahan arsip inaktif antara lain: folder/ pembungkus arsip, boks arsip, rak arsip, ATK (kertas HVS, ballpoint, spidol, cuter, paper clip, pensil, penghapus, masker, dan benang kasur). Kebutuhan akan kartu deskripsi, folder/ pembungkus arsip, boks, rak, waktu dan tenaga, biaya, dan penyusunan proposal pembenahan arsip didasarkan pada jumlah arsip yang akan dibenahi. 

Contoh perhitungan kebutuhan sarana dan prasarana kearsipan dari daftar arsip diketahui jumlah arsip yang tertata adalah 86 meter linier (ML), maka perhitungan kebutuhan peralatan dan perlengkapan tersebut dihitung sebagai berikut:

1. Kartu Deskripsi Arsip

Kartu deskripsi arsip memakai kertas HVS/ buram yang dipotong menjadi 4 lembar ukuran 10 x 5 cm (seperempat dari kertas HVS/ buram). Satu rim berisi 500 lembar HVS. Kalau dijadikan kartu deskripsi berarti menjadi 2000 lembar kartu deskripsi. Satu kartu deskripsi digunakan untuk mendeskripsi arsip rata-rata setebal 1 cm, untuk menangani arsip sejumlah 1 meter linier dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak: 1 meter linier arsip = 100 cm, 1 lembar kertas HVS= 4 kartu deskripsi maka cara menghitungnya adalah 1 ML x (100:1) = 100 kartu deskripsi = 25 kertas HVS. Karena 1 ML membutuhkan 25 lembar kertas HVS maka 86 ML memerlukan kertas 86 x 25 = 2.150 lembar HVS = 4,43 rim.

2. Kebutuhan Folder/ Kertas Pembungkus Arsip

Folder/ kertas pembungkus arsip terbuat dari bahan kertas yang bebas asam sering juga disebut kertas samson/ casing dengan ukuran sepertiga dari lebar kertas samson/ casing. 1 rim biasanya berisi 400 lembar x 3 = 1.200 lembar kertas samson. Jika tebal arsip tiap kertas pembungkus adalah 2,5 cm maka untuk menangani 1 ML arsip dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak: 1 ML arsip = 100 cm, 1 lembar kertas samson = 3 kertas p e m b u n g k u s m a k a c a r a menghitungnya adalah 1 ML x (100 : 2,5) = 40 kertas pembungkus atau 13,3 kertas samson (dibulatkan menjadi 14 lembar kertas samson). Karena 1 ML membutuhkan 40 kertas pembungkus maka 86 ML arsip memerlukan kertas pembungkus sebanyak 86 x 40 = 3440 kertas samson/ casing cara menghitung dengan rumus: Jumlah Folder (JF) = Volume Arsip (VA) x 100 Tebal Arsip (TA) Jumlah Folder (JF) = 86 x 100 : 2,5 = 3440 kertas pembungkus =1147 lembar kertas samson = 2,86 rim.

3. Boks arsip

Boks arsip terbuat dari karton bebas asam dengan ukuran panjang 20 cm, lebar 38 cm, tinggi 27 cm dan mempunyai lubang untuk sirkulasi udara. Jika tebal arsip tiap boks arsip dengan ukuran 20 cm adalah 20 cm, maka untuk menangani 1 meter linier arsip dibutuhkan boks arsip sejumlah: 1 ML = 100 cm, lebar boks adalah 20 cm maka cara menghitungnya adalah 1 ML x (100 : 20) = 5 boks arsip Karena 1 ML membutuhkan 5 boks maka 86 ML arsip memerlukan boks sebanyak 86 x 5 = 430 boks Cara menghitung dengan rumus Jumlah Boks (JB)= Volume Arsip (VA) x 100 Lebar Boks (LB) Jumlah Boks (JB) = 86 x 100 : 20 = 430 boks.

4. Rak arsip

Rak arsip sebaiknya terbuat dari besi (bebas rayap) dengan ukuran menyesuaikan boks arsip. 1 meter memanj ang r ak a rsip dapa t menampung 1 meter linier arsip/ 5 boks arsip ukuran lebar 20 cm. Karena 1 ML = 5 boks = 1 meter rak, maka 86 ML atau 430 boks = 86 meter rak. Jika 1 almari terdiri dari 5 rak ukuran 1 meter maka dibutuhkan 17,2 almari. Cara menghitung dengan rumus: Jumlah Almari (JA) = Jumlah Boks (JB) x 1M Isi Laci (IS) x Jumlah Shelf/ Laci (JS) Jumlah Almari (JA)= (430 x 1M) : (5 x 5) = 17,2 almari.

5. Tenaga dan Waktu 

Perkiraan kebutuhan jumlah tenaga dan waktu sangat tergantung ketrampilan dan keahlian kerja seseorang dalam menangani arsip. Biasanya sangat dipengaruhi latar belakang pendidikannya di bidang kearsipan. Lazimnya, indeks produktivitas pengolahan arsip adalah 0,25 ML. OH artinya satu orang dalam satu hari dapat mengerjakan ¼ ML arsip. Jadi, 1 ML arsip dapat diselesaikan oleh 1 orang dalam waktu 4 hari atau 1 ML dapat diselesaikan 1 hari oleh 4 orang. Karena 1 ML arsip dapat diselesaikan oleh 4 orang, dalam sehari maka 86 MLdapat diselesaikan 4 orang dalam 86 hari. Jika dikerjakan 1 orang maka waktunya 344 hari. Cara menghitung dengan rumus: W= VA: 1 x 100 IS x JS W= (86 : 1 x 100) : (5 x 5) = 344 hari.

6. Biaya Perkiraan kebutuhan biaya diperhitungkan dari biaya pembelian peralatan dan perlengkapan, ATK, upah tenaga sesuai dengan kebutuhan dan standar yang berlaku di suatu instansi.